Một quy định chính thức về văn hoá công sở (VHCS) tại Trường ĐHKHXH&NV sẽ được xây dựng trong thời gian tới đây. Trước đó, Công đoàn nhà trường đã tổ chức toạ đàm để lấy ý kiến các đoàn viên công đoàn về các nội dung cần đề cập đến trong quy định này. Liên quan đến vấn đề trên, PGS.TS Vũ Thị Phụng - Chủ nhiệm Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - dành cho ussh.felixandlilys.com một cuộc phỏng vấn. Phóng viên: Thưa PGS.TS Vũ Thị Phụng, Trường ĐHKHXH&NV đang nghiên cứu và trong thời gian tới sẽ hoàn chỉnh quy định về văn hoá công sở trong Nhà trường, PGS đánh giá thế nào về quyết định này? - PGS.TS Vũ Thị Phụng: Trước tiên, là một thành viên trong tập thể nhà trường, tôi bày tỏ sự ủng hộ, thậm chí là ủng hộ rất tích cực trước quyết định này. Có thể nói, đây là một quyết định hết sức đúng đắn, cần thiết và kịp thời. Quy định về VHCS là cần thiết ở tất cả các công sở nói chung. Ngày 2 tháng 8 năm 2007, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quy chế về văn hoá công sở cho các cơ quan hành chính nhà nước. Điều đó cho thấy nhận thức của chúng ta về vai trò quan trọng của VHCS trong việc tạo dựng sức mạnh và thương hiệu của một cơ quan đã ngày càng rõ nét. Với tư cách là một trường đại học hàng đầu về KHXHNV, đang hướng tới hiện đại hoá và hội nhập quốc tế thì Nhà trường lại càng rất cần một quy định riêng về vấn đề này. - Mọi người nói nhiều về VHCS nhưng có lẽ chưa hiểu đầy đủ về vai trò của việc xây dựng VHCS lành mạnh trong việc tăng cường hiệu quả công việc hàng ngày của mỗi cán bộ cũng như cho sự phát triển của một cơ quan, PGS có thể nói thêm về vấn đề này? - Văn hoá công sở là những giá trị về mặt tinh thần và vật chất do toàn bộ các thành viên của cơ quan tổ chức tạo dựng nên. Những giá trị đó chịu ảnh hưởng của các yếu tố truyền thống, dân tộc, quốc gia... nhưng nó chìm lặn vào trong mỗi cá nhân và có được sự đồng thuận cao trong các cá nhân ấy để tạo nên VHCS của tập thể cơ quan. Các giá trị vật chất là sự thể hiện và chuyển trao của các giá trị tinh thần. Nhưng điều quan trọng là tất cả những giá trị ấy phải hướng tới hai mục tiêu: một là vì sự tồn tại và phát triển bền vững của cơ quan tổ chức ấy; hai là để đóng góp cho sự phát triển của xã hội, của cộng đồng. Mà muốn phát triển bền vững được, các thành viên phải tạo cho cơ quan tập thể một vị trí nhất định trong xã hội. Muốn có vị trí thì phải có thương hiệu và uy tín riêng của mình. Ở đây xin nhấn mạnh thêm là những giá trị vật chất và tinh thần được tạo nên vì sự phát triển của công sở, cũng chính là vì những con người trong tập thể, vì những mục tiêu và đối tượng mà công sở hướng tới. Ví dụ như Trường ĐHKHXH&NV chúng ta đang hướng tới một nền giáo dục có chất lượng cao dành cho người học và trở thành đơn vị đi đầu trong sáng tạo, truyền bá tri thức và đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao về KHXHNV, phục vụ sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước. Từ mục tiêu này, Nhà trường mới xây dựng nên các chiến lược và kế hoạch phát triển trong từng giai đoạn. - Như vậy, VHCS giữa các cơ quan khác nhau có những khác biệt đặc thù? - Điều đó là tất nhiên. VHCS các cơ quan có những điểm chung nhưng cũng nhất thiết phải có những điểm riêng. Cái đặc điểm riêng này rất quan trọng. Như tôi đã nói ở trên là cái riêng này rất cần để tạo nên sự khác biệt, tạo nên thương hiệu, vị trí của mỗi cơ quan, tổ chức trong xã hội. Nó khẳng định anh là ai, anh đang làm gì, anh ở vị trí nào ... Ví dụ, trong các cơ sở đào tạo về KHXHNV trong cả nước thì Trường ĐHKHXH&NV phải có những đặc thù riêng của mình chứ. Việc xây dựng cái riêng ấy không phải là một điều đơn giản, thậm chí cần được bồi đắp và xây dựng trong một khoảng thời gian rất lâu. Tôi có một kỉ niệm rất vui cũng liên quan đến “nét riêng” ấy. Đó là khi đi dạy tại một cơ sở, tôi đã nhận được lời chia sẻ của một học viên, chị ấy nói với tôi: “Lâu rồi mới gặp lại cách dạy của các thầy cô Tổng hợp”. Tôi đã rất vui và tự hào rằng cho đến giờ, chúng tôi và những giảng viên trẻ sau này vẫn đã và đang phát huy được cái “chất” hay là phong cách dạy rất đặc trưng của các thế hệ thầy cô giáo Tổng hợp - vốn rất nổi tiếng và được sinh viên yêu mến. Đấy, nét riêng ấy đã được bồi đắp, “ngấm” vào các thế hệ giáo viên nhà trường qua hàng bao nhiêu năm. - Văn hoá công sở có những nét biểu hiện nào trong hoạt động của một cơ quan thưa PGS? - Có rất nhiều quan điểm về vấn đề này theo nhiều cách tiếp cận khác nhau. Tuy nhiên cách tiếp cận về văn hoá công sở phổ biến hiện nay thường thông qua 4 biểu hiện: Một là trình độ nhận thức của cá nhân trong tập thể, bao gồm: nhận thức về bản thân mình, tức là trả lời câu hỏi “ta là ai?” trong mối quan hệ với cộng đồng, tập thể; nhận thức về cơ quan của mình, tức là anh hiểu gì về nơi anh đang làm việc; nhận thức về trách nhiệm của cá nhân mình trong tập thể ấy. Nếu nhận thức sai sẽ đưa đến việc xây dựng các giá trị sai và hành động sai. Văn hoá nhận thức là tảng băng chìm và rất khó thể hiện ra trong VHCS. Nhưng nó lại là yếu tố cốt lõi chi phối các biểu hiện bên ngoài. Thông thường người ta cho rằng cứ có học vấn cao thì có văn hoá cao, có nhận thức cao, tức là định vị về bản thân và cơ quan của mình tốt. Những không hẳn như vậy. Có những người có học vấn cao nhưng vẫn định vị bản thân kém. Hai là, trình độ tổ chức và quản lí của một công sở. Đó là những phương pháp, biện pháp, cách thức điều hành hoạt động của bộ máy quản lí và lãnh đạo. Ví dụ: anh xây dựng bộ mấy cơ cấu của trường có hợp lí không, anh tuyển người như thế đã đúng chưa, tiêu chí đã hợp lí chưa, anh điều hành hoạt động như thế nào... Vẫn những con người ấy mà biết cách động viên thì kết quả làm việc của họ rất cao, họ hăng hái, nhiệt tình cống hiến. Ngược lại, nếu không có sự động viên, đánh giá đúng và kịp thời thì người ta sẽ chỉ làm việc cầm chừng mà thôi. Ba là, phong cách giao tiếp, ứng xử của các thành viên trong công sở. Đây là biểu hiện dễ nhìn thấy cho nên nhiều người dễ nhầm tưởng VHCS chỉ đơn thuần là văn hoá ứng xử mà thôi. Phong cách giao tiếp thể hiện cụ thể ở thái độ, ánh mắt, nét mặt, nụ cười... ; thể hiện ở cử chỉ và trang phục. Bốn là môi trường làm việc gồm: môi trường tự nhiên hay còn gọi là cảnh quan như: nhà cửa, lối đi vào, cổng cơ quan, cây cối, bài trí, trang hoàng... ; môi trường xã hội, tức là quan hệ giữa các thành viên trong công sỏ với nhau và với khách. - Hiện nay, biểu hiện nào của việc “kém” trong văn hoá công sở là phổ biến và đáng chê trách nhất thưa PGS? - Hiện nay, ở các công sở của Việt Nam có một bộ phận cán bộ công chức chưa định vị đúng bản thân mình trong mối tương quan với cộng đồng. Điều đó dẫn đến họ ứng xử sai như làm việc tắc trách, quan liêu... Thứ hai là theo một số nghiên cứu của người nước ngoài về Việt Nam thì một trong những điểm yếu nhất của VHCS Việt Nam đó chính là trình độ quản lí chưa cao, thiếu tính khoa học. Ví dụ: Có bộ máy, cơ chế hoạt động, có con người nhưng vì trình độ quản lí chưa cao nên không phát huy được hết tinh thần làm việc của cán bộ, làm giảm tinh thần sáng tạo của họ. Từ đó dẫn đến hiện tượng họ thiếu chính kiến hoặc không muốn bộc lộ chính kiến của mình. Đấy là kiểu làm việc “thiếu lửa”, là tình trạng chung ở trong các công sở của Việt Nam hiện nay. - Nhưng cũng có ý kiến rằng với quy định riêng về văn hoá công sở, cán bộ viên chức sẽ bị “đóng khung” trong những nguyên tắc cứng nhắc về trang phục, cách giao tiếp, ứng xử...? - Tôi nghĩ đây hoàn toàn không phải là đóng khung hay hạn chế tự do của cá nhân. Trước hết, các nguyên tắc trong một tổ chức, một lĩnh vực hoạt động là cần thiết để đảm bảo cho hoạt động ấy diễn ra hiệu quả, đúng mục tiêu. Chúng ta sống với nhau và làm việc với nhau trong một tập thể thì mỗi người phải biết giảm bớt những cái cá nhân, cái riêng của mình vì cộng đồng chung, vì thương hiệu chung. Các nguyên tắc là cần thiết tạo sự đồng tâm, đồng thuận và tạo nên sức mạnh cho một cơ quan. Hơn nữa, đó không phải là một cái khung cứng mà là cái khuôn rất rộng, chỉ quy định những điều “không nên” và “không được”. Ngoài những điều ấy ra thì thì còn rất nhiều lựa chọn khác để mọi người tự do thực hiện. - Vậy quy định về văn hoá công sở trong Trường ĐHKHXH&NV cần dựa trên những nguyên tắc nào? - Tôi nghĩ nguyên tắc chung nhất là quy định ấy phải tạo nên các giá trị niềm tin hướng tới sự tồn tại và phát triển bền vững của Nhà trường, giúp tạo thương hiệu và uy tín của Trường ĐHKHXH&NV trong xã hội. Trên nguyên tắc chung nhất ấy, chúng ta mới cụ thể hoá ra các điều khoản quy định rõ những điều nên và không nên trong Nhà trường, bám theo 4 biểu hiện mà tôi đã nói ở trên. - Trong một trường đại học nói chung, việc xây dựng văn hoá công sở nên được đặc biệt chú ý tới khía cạnh nào? - Tôi nghĩ là nên chú trọng vào việc nâng cao nhận thức về bản thân, về nhà trường, trách nhiệm của cá nhân ấy trong nhà trường. Không chỉ có các cá nhân của tập thể có những nhận thức đúng mà họ còn phải góp phần định hướng nhận thức của xã hội nữa. Về tổ chức quản lí, chúng ta phải tập trung xây dựng và triển khai hai mảng hoạt động đặc thù và quan trọng là đào tạo và nghiên cứu khoa học sao cho hiệu quả. Về quan hệ ứng xử, có 2 mối quan hệ đặc thù là quan hệ giữa giảng viên - sinh viên và quan hệ giữa cán bộ viên chức - sinh viên. Xác định rõ được những đặc điểm riêng của trường đại học như vậy thì sẽ xây dựng được quy định đúng và “trúng” về VHCS trong trường đại học. - Vậy những yếu tố nào nhất thiết phải được nhắc đến trong quy định về văn hoá công sở ở trường đại học? - Bốn biểu hiện gồm: trình độ nhận thức, trình độ tổ chức và quản lí, phong cách giao tiếp ứng xử và môi trường làm việc đều nên được có những quy định cụ thể trong VHCS của nhà rtường. Tất nhiên hai yếu tố đầu khó định lượng hơn, khó nhìn thấy hơn nên có thể thể hiện dưới dạng các nguyên tắc chứ không phải là các biểu hiện. Ví dụ: đưa ra nguyên tắc là cán bộ nhà trường cần có nhận thức như thế nào về vị trí của mình, về vị thế và sứ mạng của nhà trường, phải có ý thức làm việc ra sao... - Có ý kiến cho rằng Trường ĐHKHXH&NV nên có trang phục chính thức trong làm việc hàng ngày và trang phục lễ hội cho tất cả cán bộ viên chức, PGS nghĩ gì về điều này ? - Tôi nghĩ trang phục chung hàng ngày cho các cán bộ thì không cần thiết nhưng trang phục chung trong những ngày lễ hội thì nên có. Trang phục là một dấu hiệu rất dễ nhận biết và là nét riêng của VHCS. Không nên có trang phục trong ngày thường vì đặc thù của trường ta có nhiều thày cô giáo từ nơi khác đến dạy, sau giờ dạy họ lại quay trở về đơn vị công tác nên nếu cứ phải thay đổi trang phục cho phù hợp thì hơi phức tạp. Theo tôi trang phục ngày thường chỉ nên quy định những điều “không nên”. Trang phục ngày lễ cho nữ giới có thể là áo dài hoặc một mẫu váy mùa hè nào đó chẳng hạn. Mỗi khoa có thể có những trang phục riêng, vừa tạo sự khác biệt, vừa tạo ra sự đa dạng nhiều màu sắc trong một buổi lễ hội của Nhà trường. - Sau khi quy định ra đời, theo PGS, làm thế nào để các cán bộ viên chức thật sự quán triệt và thực hiện đúng? - Dự thảo Quy định về VHCS của Nhà trường nên được đưa đến các công đoàn bộ phận thảo luận. Trước khi thảo luận nên có những định hướng cụ thể để thảo luận đúng trọng tâm. Tuy nhiên tôi vẫn nghĩ rằng nên có một vài buổi thuyết trình, phổ biến sự cần thiết phải có quy định về VHCS trong trường đại học để tất cả các cán bộ quán triệt. Khi đã hiểu rồi thì cán bộ sẽ nhiệt tình ủng hộ, góp ý kiến. Và khi quy định đã chính thức ra đời thì chắc chắn mọi cán bộ sẽ cùng thực hiện theo.