(Chánh, Phó Chánh Văn phòng/ Trưởng, Phó trưởng Phòng Hành chính) Nhiệm vụ:

• Phụ trách Văn phòng/ Phòng Hành chính của các cơ quan, doanh nghiệp;
• Tham mưu, đề xuất với lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp về các biện pháp tổ chức, điều hành hoạt động của cơ quan và khu vực/ bộ phận văn phòng;
• Trực tiếp phụ trách các công việc thuộc lĩnh vực hành chính, văn phòng.

Yêu cầu về năng lực và tính cách:

• Hiểu biết về chức năng, nhiệm vụ, của cơ quan, và văn phòng/ phòng hành chính của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp;
• Có năng lực tổ chức, điều hành hoạt động của bộ phận văn phòng/ phòng hành chính của cơ quan, tổ chức doanh nghiệp;
• Có năng lực tổ chức quản lí công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan/ tổ chức và doanh nghiệp;
• Có khả năng tổ chức, hướng dẫn và truyền đạt kiến thức/ kinh nghiệm cho cấp dưới. Có tính quyết đoán, dám chịu trách nhiệm;
• Quảng giao và nhạy bén;
• Linh hoạt và năng động.

Các đơn vị tuyển dụng: Các doanh nghiệp; Các cơ quan nhà nước; Các tổ chức khác… Triển vọng phát triển nghề nghiệp: Có cơ hội thăng tiến để trở thành lãnh đạo của các cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Nhiệm vụ: Thư kí là người đảm nhận các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ, giao dịch, tổ chức, điều hành… nhằm hỗ trợ các cấp lãnh đạo và quản lí hoặc cơ quan/ tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Thư kí văn phòng có nhiệm vụ:

• Thu thập, xử lí thông tin;
• Soạn thảo và quản lí các văn bản, hồ sơ;
• Tổ chức, sắp xếp các hoạt động cho cơ quan và lãnh đạo;
• Liên lạc và giao dịch với các đối tác.

Yêu cầu về năng lực và tính cách:

• Hiểu biết về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức của cơ quan và của từng cấp lãnh đạo cụ thể;
• Thành thạo các kĩ năng, nghiệp vụ hành chính - văn phòng; Sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng;
• Quảng giao, cởi mở;
• Cẩn thận và chu đáo;
• Năng động và linh hoạt

Các đơn vị tuyển dụng: Văn phòng của tất cả các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức; Lãnh đạo các cơ quan, doanh nghiệp (tuyển thư kí riêng); Các chương trình, dự án. Triển vọng phát triển nghề nghiệp: Có cơ hội thuận lợi để thăng tiến trong sự nghiệp với các chức vụ lãnh đạo trong văn phòng.

Nhiệm vụ và công việc phải làm: Cán bộ văn thư là người đảm nhận các công việc: Quản lí văn bản đi - đến; Trực tiếp quản lí và sử dụng con dấu. Cán bộ lưu trữ là người đảm nhận việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả. Các yêu cầu về năng lực, tính cách, kĩ năng mềm:

• Hiểu biết về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của cơ quan, doanh nghiệp;
• Hiểu biết các quy định của Nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ;
• Hiểu biết về hệ thống văn bản quản lí của cơ quan/ tổ chức;
• Thực hiện thành thạo các quy trình, phương pháp quản lí văn bản, quản lí và sử dụng con dấu, quản lí hồ sơ theo quy định;
• Sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng;
• Cẩn thận, tỉ mỉ;
• Bảo mật;
• Giao tiếp tốt.

Các đơn vị tuyển dụng:

• Văn phòng hoặc Phòng hành chính của tất cả các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức.
• Các Trung tâm lưu trữ Quốc gia; lưu trữ của ngành và cơ quan lưu trữ các địa phương.

Triển vọng phát triển nghề nghiệp: Có thể phát triển về ngạch công chức như: chuyên viên lên chuyên viên chính văn thư, lưu trữ viên lên lưu trữ viên chính; Có thể phát triển thành cán bộ phụ trách văn phòng/ phòng hành chính hoặc bộ phận văn thư - lưu trữ của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.

• Có thể được tuyển dụng vào làm việc ở các bộ phận khác trong khu vực văn phòng của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp như: Tổ chức - Cán bộ; Tham mưu - Tổng hợp; Quản trị công sở; Quan hệ quốc tế; Lễ tân…;
• Nếu trình độ ngoại ngữ tốt, có thể được tuyển dụng vào làm việc tại khu vực/ bộ phận văn phòng của các doanh nghiệp nước ngoài, các văn phòng đại diện của các tổ chức nước ngoài đặt tại Việt Nam.
• Trong các cơ sở đào tạo: làm giảng viên tại các trường trung cấp, cao đẳng hoặc đại học có đào tạo về ngành lưu trữ học và quản trị văn phòng hoặc ngành lịch sử, văn hoá, thông tin…
• Có cơ hội học lên ở các bậc cao hơn (thạc sĩ, tiến sĩ) và trở thành các nhà khoa học, làm việc tại các trung tâm/ viện/ cơ sở nghiên cứu về hành chính, văn phòng.